Elektroniczna ewidencja zabiegów ochrony roślin wiąże się z kilkoma terminami, które łatwo pomylić. W Polsce w 2026 r. PIORiN potwierdza dotychczasowe zasady dokumentowania zabiegów. Dla zapisów dotyczących lat 2027–2029 przewidziano okres przejściowy na przeniesienie dokumentacji do wymaganego formatu elektronicznego. [1, 5]
Elektroniczna ewidencja zabiegów ochrony roślin to dokumentacja cyfrowa, która porządkuje informacje o zastosowanych środkach ochrony roślin (ŚOR), terminach, dawkach, uprawach i obszarach zabiegów. [2, 3]
W skrócie
- W 2026 r. w Polsce można nadal prowadzić dokumentację papierową na dotychczasowych zasadach, zgodnie z wyjaśnieniami PIORiN.
- Zapisy dotyczące zabiegów z lat 2027–2029 przenosi się do wymaganego formatu elektronicznego do 31 stycznia następnego roku.
- W ewidencji zapisuje się rzeczywisty termin, preparat, dawkę, uprawę, obszar i przyczynę wykonania zabiegu.
- Przy wyborze narzędzia znaczenie mają kompletność danych, możliwość ich odczytu i przygotowania dokumentacji dla kontroli. [1–3, 5]
Elektroniczna ewidencja zabiegów ochrony roślin: od kiedy?
Dla polskich gospodarstw znaczenie mają rok wykonania zabiegu i termin przeniesienia wpisu do wymaganego formatu. Poniższe zestawienie uwzględnia art. 78a ustawy o środkach ochrony roślin oraz wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa (PIORiN). [1, 5]
| Rok wykonania zabiegu | Zasady dokumentowania | Termin przeniesienia do formatu elektronicznego |
|---|---|---|
| 2026 | Według PIORiN: dotychczasowy zakres danych, dopuszczalny papier. | Zwolnienie z przeniesienia zapisów za ten rok. |
| 2027–2029 | Według PIORiN: rozszerzone dane; dopuszczalny zapis początkowy w innej formie. | Do 31 stycznia roku następującego po roku zastosowania środka. |
| Od 2030 | Format elektroniczny nadający się do odczytu maszynowego. | Przy zapisie początkowym w innej formie: do 30 dni od zastosowania środka, według obecnych przepisów. |
Zapisy zabiegów z 2027 r. trzeba więc przenieść do To termin przeniesienia danych, a nie pierwszego zapisania zabiegu. Artykuł 3 rozporządzenia 2023/564 wymaga rejestrowania każdego zastosowania bez zbędnej zwłoki. [1, 3]
Dlaczego w źródłach pojawiają się różne daty?
Artykuł 5 rozporządzenia (UE) 2023/564 nadal wskazuje rozpoczęcie jego stosowania Nowelizacja (UE) 2025/2203 zmieniła wyłącznie przepis o przenoszeniu dokumentacji. Datę stosowania aktu pozostawiono bez zmian, co pokazuje tekst skonsolidowany rozporządzenia w EUR-Lex. [3, 4]
PIORiN wskazuje natomiast dotychczasowy zakres wpisów w Polsce w 2026 r. i rozszerzenie go od 2027 r. Tabela uwzględnia te urzędowe wyjaśnienia. Krajowy okres przejściowy określa art. 78a ustawy o środkach ochrony roślin. [1, 5]
Jak prowadzić ewidencję zabiegów ochrony roślin?
Ewidencję prowadzi się na podstawie wykonanych prac. Wpis obejmuje nazwę środka, czas zastosowania, dawkę, obszar, uprawę oraz co najmniej przyczynę wykonania zabiegu. Taki zakres na 2026 r. wskazuje PIORiN. Warto ustalić, kto zbiera informacje od operatora i sprawdza kompletność zapisów. [5]
- Pole i uprawa. Wpis wskazuje miejsce zastosowania środka i rzeczywiście opryskany obszar, także gdy zabieg obejmował tylko część pola.
- Zastosowany preparat. Zapis obejmuje pełną nazwę produktu. Przy mieszaninie zbiornikowej każdy użyty ŚOR ma własną pozycję z dawką.
- Dawka i ilość. Jednostka odróżnia dawkę na hektar od całkowitego zużycia. Ilość preparatu i objętość cieczy roboczej wymagają osobnych oznaczeń.
- Termin wykonania. Dokumentacja uwzględnia rzeczywistą datę oraz zmiany wprowadzone podczas realizacji pracy.
- Przyczyna zabiegu. Zapis wyjaśnia, jakie zagrożenie uzasadniało zastosowanie środka. Warto powiązać go z obserwacją z lustracji lub zaleceniem doradcy. [1–3]
Przydają się stałe nazwy pól. Określenie „pszenica za drogą” warto zastąpić oznaczeniem, które osoba przygotowująca zestawienie bez wątpliwości przypisze do konkretnej uprawy.
Jakie informacje obejmuje rozszerzona dokumentacja?
Załącznik do rozporządzenia 2023/564 przewiduje numer zezwolenia środka i dokładniejszą identyfikację miejsca zastosowania. W stosownych przypadkach dochodzą godzina rozpoczęcia, kod uprawy według Europejskiej i Śródziemnomorskiej Organizacji Ochrony Roślin (EPPO) oraz faza rozwojowa według skali BBCH. [3, 5]
Godzina jest istotna np. przy ograniczeniu stosowania do określonej pory dnia, a BBCH przy ograniczeniu do danego etapu rozwoju. Załącznik osobno określa dane dla zabiegów powierzchniowych, zastosowań w pomieszczeniach i zaprawiania materiału rozmnożeniowego. [3]
Szerszy zakres dokumentów związanych z produkcją opisuje artykuł o organizacji dokumentacji w gospodarstwie rolnym.
Papier, Excel czy aplikacja do ewidencji oprysków?
Przy niewielkiej liczbie zabiegów prosta tabela bywa wystarczająca organizacyjnie. Gdy dane wpisuje kilka osób, a korzystają z nich właściciel, magazynier i agronom, przydają się wspólne kartoteki oraz filtrowanie historii. Wybór narzędzia warto więc rozpocząć od ustalenia, kto będzie pracował z ewidencją.
| Czynność | Zeszyt | Arkusz kalkulacyjny | Aplikacja z rejestrem zabiegów |
|---|---|---|---|
| Wpisywanie nazw | Ręczny zapis przy każdym zabiegu. | Wpis ręczny lub lista wyboru. | Wybór z dostępnej kartoteki. |
| Historia pola | Odszukiwanie kolejnych wpisów. | Filtrowanie wierszy według pola i uprawy. | Historia pola lub uprawy. |
| Przygotowanie zestawienia | Ręczne zebranie danych. | Filtry i własny szablon. | Raport obejmujący wybrany zakres danych. |
| Zabezpieczenie historii | Bezpieczne przechowywanie zeszytu. | Kopie i wersje pliku. | Przechowywanie, eksport i dostęp po zakończeniu korzystania. |
Plik ze skanem zeszytu nie jest tym samym co uporządkowana ewidencja elektroniczna. Odczyt maszynowy wymaga struktury, w której program rozpoznaje i przetwarza poszczególne dane, np. datę, produkt i dawkę. [3]
Przed sezonem warto dodać próbny wpis, odszukać go i przygotować zestawienie. Dobrze też sprawdzić sposób korekty błędów i eksportu historii. To ważne kryteria wyboru oprogramowania do pracy z danymi z gospodarstwa.
Zabieg na części pola: co zmienia poprawny wpis?
Prosty przykład do prześledzenia obliczeń: pole ma 12 ha, ale oprysk obejmuje 9 ha. Przyjmijmy dawkę 0,5 l/ha i cenę preparatu 100 zł/l netto. Wartości są umowne i służą wyłącznie pokazaniu sposobu zapisu oraz rozliczenia.
Dla opryskanych 9 ha zużycie wynosi 4,5 l, a koszt preparatu 450 zł netto. Przypisanie zabiegu do całych 12 ha dałoby 6 l. Błąd zawyżałby ewidencyjne zużycie o 1,5 l i utrudniał uzgodnienie magazynu.
Powierzchnię najlepiej sprawdzić przy zapisie wykonania. Koszt pracy, paliwa i opryskiwacza rozlicza się osobno.
Kto korzysta z historii zabiegów?
Rolnik wykorzystuje historię do sprawdzania zużycia preparatów i planowania prac. Warto ustalić jeden sposób zapisu, aby odtworzenie ochrony pola wymagało przejrzenia ewidencji zamiast zbierania informacji od kilku osób.
Agronom zestawia historię ochrony z sytuacją na plantacji. Potrzebuje aktualizacji po zmianie terminu, dawki lub powierzchni względem wydanego zalecenia.
Odbiorca surowca może potrzebować historii ochrony uprawy powiązanej z dostawą. Zakres dokumentów i sposób przekazania najlepiej uzgodnić wcześniej w warunkach współpracy.
Jak to wygląda w FarmPortal?
Elektroniczna ewidencja ŚOR w FarmPortal łączy zapis zabiegu z polem i uprawą. Użytkownik wybiera preparat, wpisuje termin, dawkę i powierzchnię, a później korzysta z historii oraz zestawień. Poniższy opis dotyczy funkcji przedstawionych w materiałach dostawcy. [6–8]
Baza środków ochrony roślin i formularz zabiegu
Baza ŚOR służy do wyszukiwania preparatów i filtrowania ich m.in. według uprawy. Produkt można przypisać do zabiegu na całym polu lub jego części. Mapa i dane lokalizacyjne obejmują również identyfikatory Krajowego Rejestru Urzędowego Podziału Terytorialnego Kraju (TERYT). [6]
Zapis w telefonie i zestawienia
Aplikacja mobilna na Android i iOS obsługuje zapis w terenie. Zestawienia obejmują wybrane pola, uprawy i okresy. Rejestr i bazę produktów opisuje karta FarmPortal Basic do zarządzania gospodarstwem i uprawami. Według oferty sprawdzonej wersja Basic jest bezpłatna. [6, 8]
Powiązanie z magazynem i kosztami
Rejestr zabiegów współpracuje z magazynem i ewidencją kosztów. Zużycie produktu można analizować przy konkretnej uprawie. Rzetelne rozliczenie wymaga uzupełnionych przyjęć magazynowych, właściwych jednostek, cen i stanu początkowego. [7, 8]
Zgodność raportu z wymaganiami prawnymi wymaga sprawdzenia zakresu danych i eksportu w używanej wersji aplikacji. Przywołane materiały opisują zestawienia; automatyczne przesyłanie ewidencji do PIORiN pozostaje niepotwierdzone. [6–8]
Pytania i odpowiedzi
Czy w 2026 r. można prowadzić ewidencję oprysków na papierze?
Tak. PIORiN potwierdza, że w Polsce w 2026 r. obowiązują dotychczasowe zasady dokumentowania zabiegów. Można korzystać z papierowej ewidencji, a zapisy dotyczące zastosowań z tego roku są objęte zwolnieniem z przeniesienia do wymaganego formatu elektronicznego. Dokumentacja nadal musi zawierać wymagane informacje o wykonanych zabiegach. [1, 5]
Czy małe gospodarstwo też musi prowadzić książkę oprysków?
Obowiązek dotyczy profesjonalnych użytkowników środków ochrony roślin. Obejmuje więc rolnika stosującego preparaty w ramach prowadzonej działalności rolniczej również przy niewielkim areale. Ewidencja powinna obejmować każde zastosowanie, także wtedy, gdy w gospodarstwie wykonuje się tylko kilka zabiegów ochrony roślin w sezonie. [1, 2]
Jak długo przechowywać ewidencję zabiegów ochrony roślin?
Profesjonalny użytkownik przechowuje dokumentację stosowania środków ochrony roślin przez co najmniej 3 lata, zgodnie z art. 67 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1107/2009. Przy zmianie sposobu ewidencji warto zabezpieczyć wcześniejsze wpisy i sprawdzić ich czytelność. Dodatkowo należy uwzględnić okresy przechowywania wynikające z umów lub systemów jakości, do których należy gospodarstwo. [2]
Kto przechowuje dokumentację, gdy oprysk wykonuje usługodawca?
Usługodawca będący użytkownikiem profesjonalnym dokumentuje zastosowanie środka. Posiadacz gruntów lub obiektów, który nie dysponuje tą dokumentacją, przechowuje przekazaną kopię przez 3 lata, zgodnie z art. 37 ustawy o środkach ochrony roślin. W dokumentacji lub jej kopii musi być również wskazana co najmniej przyczyna wykonania zabiegu. Sposób przekazania danych warto uzgodnić przy zamawianiu usługi. [1, 2]
Czy ewidencję trzeba wysyłać do PIORiN po każdym oprysku?
Przywołane przepisy dotyczą prowadzenia dokumentacji i udostępniania jej na żądanie właściwego organu. Artykuł 4 rozporządzenia 2023/564 przewiduje także żądanie danych elektronicznych przed końcem okresu na ich przeniesienie. Wtedy informacje przekazuje się przed upływem tego terminu albo w ciągu 10 dni roboczych, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. [3]
Słownik pojęć
- ŚOR
- Środki ochrony roślin. W ewidencji wskazuje się konkretny zastosowany produkt.
- Elektroniczna książka oprysków
- Cyfrowa ewidencja stosowania ŚOR, obejmująca też np. zaprawianie nasion.
- Odczyt maszynowy
- Automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie poszczególnych danych dokumentu.
- Kod EPPO
- Ujednolicone oznaczenie organizmu, używane m.in. do identyfikacji upraw.
- Skala BBCH
- System oznaczania faz rozwojowych roślin, np. etapu rozwoju w chwili zabiegu.
Terminologia dotycząca zakresu i formatu dokumentacji: rozporządzenie (UE) 2023/564 i jego załącznik. [3]
Źródła prawne i materiały produktowe
Akty prawne
- Ustawa z dnia o środkach ochrony roślin, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 624. Art. 2, art. 35 ust. 3 pkt 2, art. 37 i art. 78a. Obwieszczenie Marszałka Sejmu z dnia
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1107/2009 z dnia dotyczące wprowadzania do obrotu środków ochrony roślin, z późniejszymi zmianami. Art. 67 ust. 1.
- Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2023/564 z dnia dotyczące treści i formatu dokumentacji ŚOR. Art. 1–5 i załącznik, z uwzględnieniem nowelizacji 2025/2203.
- Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2025/2203 z dnia zmieniające rozporządzenie 2023/564 w odniesieniu do przenoszenia dokumentacji do formatu elektronicznego.
Wyjaśnienia urzędowe
- PIORiN, „Dokumentowanie zabiegów środkami ochrony roślin w 2026 r. – bez zmian!” oraz materiał informacyjny „Dokumentowanie zabiegów środkami ochrony roślin”. Wyjaśnienia zasad na 2026 r. i kolejnych lat.
Materiały własne FarmPortal: opis funkcji i oferty
Materiały dostawcy wykorzystane wyłącznie do opisu funkcji i oferty, oddzielnie od podstaw prawnych.
- Karol Szymczak, FarmPortal, „Elektroniczna ewidencja użycia środków ochrony roślin – o co chodzi i od kiedy miała obowiązywać?”, Opis funkcji aplikacji.
- Adam Nycz, FarmPortal, „Baza nawozów i środków ochrony roślin w gospodarstwie – jak uporządkować dane w jednym miejscu?”, Opis powiązania produktów, zabiegów, magazynu i kosztów.
- FarmPortal Sklep, „FarmPortal Basic: zarządzanie gospodarstwem rolnym i uprawami”, karta produktu. Dostęp:
